Gestión de Riesgos/PMO/PMP

Las claves para la Gestión de la Incertidumbre en los Proyectos de Repsol

   

Fdo: Álvaro Medina (PMP, Especialista en Gestión de Riesgos)

    El pasado 27 de Octubre  tuve el placer de asistir al desayuno organizado por ESI International España :

“La dirección de proyectos, una metodología para la Gestión de OportunidadesRiesgos: Caso práctico Repsol Exploración y Producción”.

    El desayuno contó con la inestimable presencia como ponente de Manuel Boccardo, responsable de Gestión Integrada de Proyectos (GIP) dentro la Dirección de Calidad en Operaciones de la división Upstream de Repsol. ESI International España    
   Adicionalmente tuve el placer y el honor de prolongar dicha intervención por haber trabajado con Manuel durante más de 3 años en el desarrollo e impartición del plan de formación necesario para implantar la metodología  GIP a nivel mundial.

    No cabe duda de la enorme oportunidad que supone para Repsol explorar nuevos yacimientos de petróleo y gas por todo el mundo y llegar a convertirlos en campos explotables comercialmente. Pero no son menos significativos los retos y riesgos que estas actividades comportan.

Se trata de proyectos de muy larga duración que implican trabajar en emplazamientos remotos y a menudo hostiles desde un punto de vista medioambiental, involucrando diversas disciplinas técnicas y diferencias culturales, y frecuentemente con una elevadísima inversión de capital que acostumbra a requerir numerosos stakeholders (socios, gobiernos, etc. ). Y sobre todo con un nivel de incertidumbre enorme:

¿Cuántas reservas y de qué calidad tiene un potencial yacimiento?

¿Cuál será el precio del barril de crudo dentro de 10, 20 o incluso más años?

¿Cómo evolucionará políticamente y socialmente el país o la zona en la que se va a trabajar?

¿Cómo diseñar las instalaciones de los campos petrolíferos ante una incertidumbre geológica que no se irá despejando hasta que el proyecto esté muy avanzado?

…. Son sólo algunas de las cuestiones que una compañía como Repsol debe plantearse y gestionar adecuadamente para ser exitosa.

Metodología GIP

    Manuel Boccardo nos explicó de forma muy didáctica cómo la metodología GIP pretende garantizar la calidad en dichos proyectos, entendida como el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos inicialmente.

Vimos cómo dicha metodología, y el soporte asociado disponible en la intranet (plantillas, entregables, guías de procesos, listas de comprobaciones, etc.), permiten facilitar el trabajo diario de los gestores de los proyectos y de sus equipos, establecer responsabilidades claras, mejorar la comunicación en el seno del equipo y de la organización, desarrollar los proyectos eficientemente en tiempo y costes y sobre todo, gestionar adecuadamente el riesgo y las oportunidades en todas las fases de los proyectos. Para ello Manuel Boccardo define GIP como un proceso “guiado por decisiones”.

Los proyectos se estructuran en diferentes fases bien definidas al final de la cuales existe una “puerta” o hito de decisión (decisión gate). En dicha “puerta” se revisa la documentación que la metodología prevé para la fase en cuestión de cara a tomar una de las siguientes decisiones: continuar con la siguiente fase, realizar estudios adicionales, congelar el proyecto a la espera de que se den determinadas circunstacias  que aconsejen continuarlo, o cancelarlo.

    Al mismo tiempo la metodología contempla actividades de aseguramiento de la calidad para conseguir que la documentación y entregables de cada fase son adecuados para la toma de decisiones mencionadas. De esta forma se garantiza que el proyecto acabará cumpliendo con sus objetivos a pesar de la incertidumbre existente, o que se abandona a tiempo sin malgastar recursos financieros y humanos.

    Finalmente, se hizo hincapié en la importancia del apoyo de la alta dirección y de los planes de formación a la hora de transformar y mejorar la forma en la que las organizaciones gestionan sus proyectos. Si la alta dirección no cree en la gestión de proyectos y no facilita su implantación y desarrollo, ninguna metodología será exitosa por mucha formación que se imparta. Pero dicho apoyo no será suficiente sin una formación sistemática tanto los gestores de proyectos como para los miembros de los equipos.

    Personalmente la presentación de Manuel Boccardo me llevó a la reflexión sobre el riesgo. Al final, los buenos gestores de proyectos son aquellos que manejan adecuadamente la incertidumbre. Y no sólo eso. Las organizaciones exitosas son aquellas que analizan adecuadamente los riesgos y oportunidades antes de dar el visto bueno a nuevos proyectos, y a lo largo de la vida de éste. No hace falta irnos a proyectos de la envergadura y complejidad de los de Repsol para que esas máximas sean plenamente válidas.

                                 Y tú…¿ Cómo manejas el riesgo en tu organización?

Un saludo

Instructor de ESI International España

    Álvaro Medina,

   PMP y especialista en           
   Gestión
 de Riesgos

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