PMO/PMP

Cuatro pasos hacia el aumento del valor de la Oficina de Gestión de Proyectos – Parte 2

Funciones clave de la Project Management Office

En el año 2005, el Doctor Brian Hobbs, un conocido investigador de la Universidad de Quebec en Montreal, realizó un estudio de 500 PMOs para una iniciativa de investigación promovida por el Project Management Institute (PMI®). La encuesta evaluaba las distintas actividades y funciones de cada miembro de la PMO. Entre otros muchos hallazgos, quedaron identificados las 10 funciones más importantes de las PMO (según las respuestas de los encuestados), que incluyen (Hobb, 22)

  • Informar a la alta dirección del estado de los proyectos
  • Desarrollar e implementar métodos estándar
  • Monitorización y control del rendimiento de los proyectos
  • Desarrollo de competencias en gestión de proyectos, incluido la formación.
  • Implementar y manejar los sistemas de información de gestión de proyectos (PMIS).
  • Aconsejar a la alta dirección
  • Coordinación entre proyectos y gestores de proyectos.
  • Desarrollar y mantener el cuadro de mando de proyectos.
  • Extender la gestión de proyectos en la organización.
  • Monitorización y control del rendimiento de la propia PMO.

Están expuestos por orden de frecuencia tal y como identificó el estudio de Dr. Hoobs. Había en total 27 funciones llevadas a cabo por la PMO. Otras de especial interés estratégico como las gestiones de beneficios, porfolio y relaciones con clientes, no aparecieron entre las 10 principales.

¿Cómo funciona su PMO comparando con los resultados de la encuesta?

¿Es capaz de identificar las funciones que desempeña su PMO? ¿Ha realizado alguna auditoría o encuesta entre gestores de proyecto, jefes de departamento y directivos para evaluar la PMO, teniendo en cuenta la visión global de la organización? Si no, una sencilla encuesta para tomar el pulso a su organización en relación con la PMO podría ser un buen primer paso.

Recuerde, no puede saber hacia dónde va si no sabe dónde está.

Paso 1 – Evalúe su PMO
Para poder mejorar algo, incluso nuestra salud, es necesario realizar un análisis de referencia para determinar el estado actual. Esto también es cierto con su PMO. ¿Cómo perciben otras personas la PMO de su organización? ¿Son los demás conscientes del potencial y valor de la PMO? ¿Está la PMO infrautilizada? ¿Su PMO goza del apoyo de la alta dirección?

Razones clave para hacer una evaluación interna de su PMO:

  • Mejorar la alineación con los objetivos estratégicos.
  • Aumento de la implicación de los usuarios de la PMO
  • Aumento del conocimiento por parte de los demás de la PMO y su valor.
  • Mejora de la comunicación entre la PMO y sus usuarios.

Comencemos por algunas típicas preguntas que le podría interesar conocer como fruto de esta evaluación:

  • ¿Su PMO está involucrada en la selección y priorización de los proyectos?
  • ¿Cuál es su nivel de jerarquía sobre los proyectos? ¿Está la PMO por encima de los gestores de proyecto?
  • ¿Cómo definiría la autoridad de su PMO a la hora de tomar decisiones?
  • ¿Cuál es el valor que la organización percibe de la PMO?
  • En relación con las funciones de las PMO  ¿Cuáles de las 10 principales coinciden con las suyas?
  • ¿Ve inminente un cambio de papel, con aumento o disminución de responsabilidades en su PMO? ¿Cómo impactarán esos cambios en el resto de la organización?
  • ¿Qué parte del beneficio se debe al trabajo realizado por la PMO a lo largo del año pasado?
  • ¿Cuáles son las fortalezas mayores de su PMO? ¿Y sus debilidades?

Para que esté seguro de los resultados, puede realizar otras muchas preguntas que se ajusten mejor a su organización o personalizar las anteriores dependiendo de sus circunstancias. Una vez que haya obtenido la información y evaluado los resultados, prepare un informe para la gerencia, con acciones recomendadas y otros puntos de interés desprendidos de la evaluación.

Asegúrese de resaltar los hallazgos positivos. Además, dedique un tiempo a informar a los encuestados, como parte de mejora de la comunicación. Otra alternativa a realizar su propio informe, es seleccionar a un proveedor independiente y especialista, con el fin de ganar credibilidad. Este especialista debería ser capaz además de crear el informe, de desarrollar propuestas imaginativas y profesionales para tratar los puntos de mejora identificados.

¡No se pierda la Parte 3!

Autor: LeRoy Ward
Traducido por ESI International Spain

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