PMO/PMP

Cuatro pasos hacia el aumento del valor de la Oficina de Gestión de Proyectos – Parte 3

Paso 2 – Determine qué PMO tiene usted
Ahora que ha realizado la evaluación de su PMO, mediante personal interno o con ayuda de una consultoría externa, ya le ha tomado el pulso a su organización. Ya  conoce la opinión que tienen los de dentro de su PMO  y habrán surgido los primeros resultados de las encuestas y puede que incluso alguna dirección que seguir. A continuación, basándose en las funciones diarias y la información de la evaluación, el próximo paso consiste en determinar el tipo de PMO que tiene. Su PMO puede ser alguno de estos tipos o una combinación de ellos:

  • Estación meteorológica: recopila y reporta información del avance de los proyectos.
  • Torre de control: desarrolla y mejora estándares, métodos y procesos.
  • Gestor de recursos: asigna gestores de proyecto a los principales proyectos.
  • Integrador: gestiona las dependencias entre proyectos.
  • Verificador de beneficios: control de los retornos de inversión.
  • Gestor de portfolio: gestiona el portfolio completo (proyectos y operativa)

Ser consciente del tipo de PMO que tiene y conocer sus funciones le será de utilidad para continuar tratando los problemas y retos identificados en el análisis. Y lo que es más, ser capaz de desglosar con claridad las funciones de su PMO, le ayudará a ver otros aspectos importantes que no fueron detectados por usuarios y directivos.

Paso 3 – Determine el Valor de su PMO
El valor, como la belleza, depende de quién lo evalúe. Sin embargo, el valor se puede determinar por lo que uno hace, lo bien que lo hace, y a menudo, por cuánto cuesta lo que hace. Normalmente las organizaciones utilizan modelos de análisis de negocio para priorizar sus recursos limitados para aquellas oportunidades de inversión que darán el mayor retorno sobre la inversión (ROI). Algunos de los desafíos que pueden hacer que su PMO corra el riesgo de ser infravalorada pueden ser:

  • Falta de un plan operativo, actualizado y público.
  • Escasa implicación de los usuarios.
  • Falta de apoyo de la dirección.
  • No haber un caso de negocio convincente.
  • No existir indicadores clave acordados para medir elrendimiento.
  • Falta de informes precisos.
  • Falta de compromiso y recursos insuficientes.
  • Personal en la PMO que carece de conocimientos y habilidades criticas en gestión de proyectos.

Para reconocer estas señales de alarma, es necesario tener en cuenta quién determina realmente el valor de la PMO. La figura 1 muestra aquellos principales interesados que determinan el valor.

valor PMO

Puede parecer que todos ellos tienen la misma importancia e influencia para determinar el valor de su PMO, pero no es así.  Nosotros creemos que el grupo de los gestores de proyecto son los que más ejercen influencia a la hora de determinar si la PMO es percibida como valiosa.

Después de todo, la PMO, en la mayoría de los casos ha sido creada específicamente para ayudar a los gestores de proyecto a desarrollar mejor su trabajo. Si los destinatarios para los cuales la PMO fue creada no logran ver el valor que aporta, lo más probable es que a más personas de la organización les suceda lo mismo.

La creación, implementación y operación continuada de la PMO la hacen estar montada como un programa. Y como todo programa en curso, tiene múltiples componentes interrelacionados, muchos de los cuales son de naturaleza operativa. Para gestionar esta funcionalidad, el responsable de la PMO debe identificar con precisión todos los interesados y aplicar una gestión activa de los mismos. Después de todo, cada uno de los tres grupos representados en el gráfico necesita algo distinto de la PMO y es el trabajo del responsable de la PMO descubrir qué es lo que necesitan y cómo dárselo.

¡ No se pierda la Parte 4 !

Autor: LeRoy Ward
Traducido por ESI International Spain

4 pensamientos en “Cuatro pasos hacia el aumento del valor de la Oficina de Gestión de Proyectos – Parte 3

  1. Pingback: Cuatro pasos hacia el aumento del valor de la Oficina de Gestión de Proyectos – Parte 4 « Proyectos, Gestión y Excelencia

  2. Aquí se está mencionando algo fundamental que siempre destaco en mis cursos: Si los gestores de proyectos de la organización no ven utilidad en la PMO y no les sirve de ayuda y soporte, entonces esa PMO está condenada al fracaso…
    La PMO no está para gestionar mejor los proyectos, sino para que los gestores de proyectos gestionen mejor los proyectos. Hay un sutil matiz…

    Me gusta

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s