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Lo viejo es nuevo. La Gestión de Proyectos 30 años después.

Proyectos Arquitectura

La Gestión de Proyectos no es algo nuevo. Hay quien dice que es tan antigua como las pirámides de Egipto o incluso más, pero no fue hasta principios de la década de 1940 cuando se desarrolló la Gestión de Proyectos moderna, y vimos su utilidad a través de los efectos logrados con su implementación en algunos sectores. Hoy en día la Gestión de Proyectos se ha extendido a todos los sectores imaginables y esto ha cambiado el mundo de los negocios para siempre.

Hasta hace solamente treinta años, la Gestión de Proyectos era simplemente una metodología orientada a los procesos de dos sectores específicos: construcción y defensa. Volviendo a los lejanos años 40, cuando el proyecto Manhattan tuvo por objetivo construir una bomba atómica, se veía la Gestión de Proyectos como una disciplina que aportaba pocas herramientas realmente innovadoras. El programa Polaris, de misiles submarinos, supuso el desarrollo de la técnica PERT (Program Evaluation and Review Technique, Técnica de Evaluación y Revisión de Programas o Proyectos), una herramienta estadística que permite analizar y representar las actividades críticas para terminar un proyecto, mientras que la herramienta de planificación llamada CPM (Critical Path Merthod, Metodología del Camino crítico) apareció en el sector de la construcción. Con el tiempo, estas dos técnicas han terminado formando parte de herramientas tan útiles como Microsoft® Project . Por extraño que nos parezca hoy, PERT y CPM fueron las grandes innovaciones técnicas de entonces.

Historia de Gestión de Proyectos

Hoy la Gestión de Proyectos está tan extendida como el uso de los auriculares entre los jóvenes. La Gestión de Proyectos está en Fábricas, Informática, Telecomunicaciones, Moda, en todos los sectores y en todo el mundo. Es una disciplina madura, con un lenguaje universal y vocabulario profesional bien definido. Desde los comienzos de la Gestión de Proyectos moderna, han ido apareciendo gran número de métodos y herramientas y cada vez se ha reconocido la labor de más personas con su nombramiento como Gestores de Proyecto. De hecho, según el Project Management Institute (PMI®) hay más de veinte millones de personas en el mundo con esta función.

Pero no siempre ha sido así.

Así era entonces

Una profesión por casualidad

Recién graduado, con mi licenciatura en Geografía bajo el brazo, caí en la Gestión de Proyectos por accidente, o mejor dicho, ella cayó sobre mí. Antes de que hubiese algo llamado Gestores de Proyectos, los proyectos se les asignaban a personas como una “actividad extra”, que tenía que hacer además de su “trabajo de verdad”. Cuando entré en el Programa de Desarrollo de Cartografía para Profesionales, trabajé en varias de las unidades de negocio del Instituto Geológico y Minero del Centro de Cartografía del Este de Estados Unidos, una de las unidades de negocio relacionadas con la Geografía, dentro de la división de Topografía. En resumen, hacíamos mapas topográficos, cuyo uso se ha extendido hoy en día entre excursionistas, ingenieros y cualquiera que necesite conocer el terreno que le rodea. Hubo una temporada en la que teníamos 2500 proyectos en marcha, para hacer mapas desde Florida hasta Maine, sin apenas herramientas para controlar su progreso. El Centro necesitaba una metodología de gestión de proyectos para poder hacer su trabajo mejor. Y yo estaba por allí en aquel momento.

Me encargaron liderar la automatización de la metodología de Gestión de Proyectos y mi primera labor fue crear un diagrama PERT para ilustrar cómo se había confeccionado cada mapa desde el principio hasta el final. Básicamente querían conocer cómo se las arreglarían  para que esos mapas salieran por la puerta.  Pero antes, la cuestión era como desarrollar la metodología, implementando algunas herramientas que ya tenía elegidas. Por suerte, tuve ayuda. El Centro tenía un software de IBM para planificar, establecer cronogramas y controlar el coste de los proyectos. Además asistí a un curso sobre las habilidades que debía desarrollar un gestor de proyectos y luego a otro curso para aprender el manejo del software.

A pesar de todas las herramientas disponibles, no se puede eliminar la comunicación cara a cara. Pasé mucho tiempo hablando con la gente que hacía los mapas. Tardamos ocho meses en terminar un solo proyecto compuesto por veinte mapas. Después de este trabajo, yo era el único, de los cerca de 400 trabajadores, que podía explicar en cierto detalle cómo se hacían los mapas desde su principio a su final. Una de las lecciones que aprendí sobre los diagramas PERT es que te enseñan cómo funciona el negocio. No os aburriré con el resto del proyecto, pero nos llevó tres años tener todo terminado.

Así es hoy

Tres décadas después, la gestión de proyectos es hoy en día, parafraseando a la gran Aretha Franklin, una profesión respetada. Es una alternativa para profesionales que no aspiran a la dirección general, pero que quieren progresar en la empresa. Hace solo veinte años, la formación en gestión de proyectos era muy limitada. Hoy está muy extendida y hay más de 350 instructores y universidades que ofrecen sus licenciaturas y máster en dirección de proyectos. Y si te quieres castigas aun más, hay varios que incluso ofrecen doctorados.

Aumenta la complejidad de Proyectos y Programas

Con todas las herramientas que tenemos hoy, podríamos pensar que los proyectos se podrían reducir a la mitad de tiempo como en el caso de Centro de Mapas. Pero si soy sincero, probablemente me llevase hoy el mismo tiempo completar aquella primera parte del proyecto. En los últimos cinco años la complejidad de los proyectos ha crecido en parte debido a la globalización y la subcontratación. La subcontratación no es nueva, pero con la incorporación de nuevas contratas, han aparecido diferencias culturales, distintos husos horarios y aspectos medioambientales.

Debido a los sistemas de comunicación que tenemos ahora, como videoconferencias a través de la Web, Skype o mensajes instantáneos, la comunicación se ha fragmentado y su gestión es más compleja. Los equipos de personas que forman el proyecto están dispersos por todo el mundo y por ello los planes de comunicación requieren una mayor sofisticación.

Recuerda: los proyectos son las personas. Sin comunicación cara a cara se pierde mucho y en mi experiencia las personas necesitan relacionarse. El toque humano (en sentido figurado) es aún muy importante.

Aceleración

Las cosas se mueven más rápido que nunca. Nunca ha habido tanta presión como hoy para finalizar los proyectos tan rápido como sea humanamente posible. Pero para implementar bien la Metodología de Gestión de Proyectos, no hay atajos.

Autor: J. LeRoy Ward, PMP, PgMP
Executive Vice President of Product Strategy & Management
ESI International

Traducido por: ESI Internacional España

Fotografías extraidas de Plataforma Arquitectura y Photography Served respectivamente.

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