PMP

Nueva versión del estándar de Gestión de Proyectos del PMI (PMBOK versión 5)

project stakeholders managementComo continuación al post anterior sobre los cambios incluidos en el PMBoK versión 5 este asunto, profundizaré en algunos de los aspectos reseñados en su momento.

Los cambios más notables propuestos en el borrador de la nueva versión son:

> En total se añaden 5 nuevos procesos a los 42 ya existentes.

> El área de conocimiento de la “Gestión de la Comunicación” en el proyecto, se ha dividido en dos áreas: “Communications Management” y un nuevo área denominado “Project Stakeholder Management” (gestión de los interesados y afectados del proyecto).

> Por tanto, se constituye en el 10º Área de Conocimiento, “Project  Stakeholder Management”, que incluye los procesos “Identify Stakeholders” (proceso que ya existía), “Plan Stakeholders Management”, “Manage Stakeholders Engagement” (proceso ya existente aunque con un pequeño cambio en el nombre) y “Control Stakeholders Engagement”.

> Por otra parte, con el objetivo de mejorar la consistencia en lo relativo a la elaboración de los planes subsidiarios que componen un Plan de Gestión del Proyecto, se añaden 4 nuevos procesos, para que cada Área de Conocimiento disponga de su propio proceso específico de planificación. Éstos son:  “Plan Scope Management”, “Plan Schedule Management”, “Plan Cost Management”, y “Plan Stakeholder Management” (ya mencionado en el párrafo anterior).

> En el área de conocimiento del “alcance del proyecto (scope)”, resaltar que como output del nuevo proceso “Plan Scope Management” aparece el <Requirements Management Plan>, un plan subsidiario del Plan de Proyecto, donde se definirá cómo se obtendrán los requisitos del proyecto, cómo se priorizarán, trazabilidad, etc. Es decir, al igual que con los stakeholders, el PMI resalta la extrema relevancia de los requisitos en la consecución del éxito del proyecto.

> Estando en total acuerdo con que se resalte la importancia de la gestión de los stakeholders de cara a la obtención del éxito en el proyecto, me quedaba pendiente analizar las diferencias en la división realizada entre los procesos de “Planificar/Gestionar/Controlar la Comunicación” Vs los nuevos procesos de “Planificar/Gestionar/Controlar los Stakeholders”, porque sinceramente, en un principio no me quedaba muy claro cómo se iba a plantear dicha diferenciación.

La explicación proporcionada por el PMI, es que “Stakeholder management” (la gestión de los stakeholders) significa mucho más que mejorar las comunicaciones y supone algo más que gestionar un equipo. La gestión de los stakeholders supone la creación y el mantenimiento de las relaciones con los stakeholders con el propósito de satisfacer sus necesidades.

Me centraré ahora en los primeros procesos, los de planificación, comparando la planificación de las comunicaciones con la planificación de los stakeholders.

Observando la tabla que incluyo a continuación, donde de forma literal he reproducido del borrador de la nueva versión PMBOK lo que incorpora uno y otro, ¿me pueden indicar las diferencias que observan entre los documentos de salida del proceso de planificación de stakeholders y el de planificación de las comunicaciones?.

ÁREA DE CONOCIMIENTO: STAKEHOLDER MANAGEMENT. PROCESO: PLAN STAKEHOLDER ÁREA DE CONOCIMIENTO: COMMUNICATIONS MANAGEMENT. PROCESO: PLAN COMMUNICATIONS
Output: STAKEHOLDER MANAGEMENT PLAN incorpora: Output: COMMUNICATIONS MANAGEMENT PLAN incorpora:
Stakeholder communication requirements for the current project phase Stakeholder communication requirements
Information to be distributed to stakeholders, including language, format, content, and level of detail Information to be communicated, including language, format, content, and level of detail
Time frame and frequency for the distribution of required information to stakeholders Time frame and frequency for the distribution of required information

En este momento estoy pensando en esos alumnos que preparo para el examen de certificación PMP, ¿qué les contestarían ustedes?, ¿deben de cumplimentarse en un proyecto los dos documentos (repitiendo información)?, ¿debe de realizarse sólo uno de ellos? …

Me encantaría conocer vuestras opiniones al respecto.

Firmado:
Miguel Ángel Bureo de Pablo. Instructor ESI International España

(Imagen extraída de http://www.blogcapitalhumano.com)

2 pensamientos en “Nueva versión del estándar de Gestión de Proyectos del PMI (PMBOK versión 5)

  1. Miguel, en el caso de los proyectos que realizamos en mi empresa, la gestión de la comunicacion y la gestión de stakeholders se realiza en planes separados.

    La gestión de la comunicación se realiza con un plan de comunicación en el que se indican los medios de comunicación a utilizar, periodicidad de las reuniones, información que se comunicará etc…

    La gestión de Stakeholders requiere recoger y categorizar los diferentes grupos de interesados en el proyecto, expectativas del proyecto y objetivos individuales, la comunicación en este plan es una parte muy importante, pero además puede incluir su nivel de influencia, impacto relativo, priorización de grupos.

    Me gusta

    • Hola Javier, agradezco tu comentario que creo nos ayudará a matizar aún más la pregunta que lanzaba.
      Totalmente de acuerdo en que hay 2 procesos diferenciados, que son: “Gestionar stakeholders” y “gestionar la comunicación”.

      Además podríamos añadir que una de las claves del éxito de un proyecto, radica en el primero de ellos.
      De hecho sabemos que en la versión 4 actual del PMBOK, ya existe este proceso (y se mantiene en la nueva versión), cuyo cometido (literal) es: “Identify Stakeholders” The process of identifying all relevant people or organizations impacted by the project, analyzing and documenting relevant information regarding their interests, involvement, interdependencies, and potential impact on project success”.

      Esto supone que hasta ahora, las acciones que tú mencionas “recoger y categorizar los diferentes grupos de interesados en el proyecto, expectativas del proyecto y objetivos individuales, y además puede incluir su nivel de influencia, impacto relativo, priorización de grupos” se llevaban a cabo dentro de este proceso.

      Lo que yo comentaba, es que en la nueva versión 5 se añade un nuevo proceso, denominado “Plan stakeholders”, que debe generar un documento que incluya las acciones a llevar a cabo con los stakeholders. Y aquí como bien dices tú, las acciones de comunicación tendrán mucha importancia. Por tanto, esas acciones de comunicación a realizar con los stakeholders, ¿las describimos en este plan?, ¿las describimos en el plan de comunicación?, ¿o las debemos incluir en ambos planes?.

      FMDO: Miguel A. Bureo

      Me gusta

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s