Gestión de Proyectos/PMO

¿Qué se valora de una PMO?

Mejora la calidad de tus funciones para generar valor añadido

Mejora la calidad de tus funciones para generar valor añadido

“Uno de los problemas perennes para una oficina de proyectos es justificar el valor que ofrece al negocio. Durante años hemos visto crecer y menguar la moda de la PMO y mientras tanto, no se ve que nadie discuta que una buena PMO es un valor añadido a cualquier negocio. Sin embargo, se percibe como que una oficina de proyectos es una sobrecarga; no da dinero a la empresa, por tanto (con todas las demás “funciones internas”), a menudo se encuentra bajo la presión de demostrar el valor que aportan a los resultados de la compañía.

Si sabes lo que se valora de tu PMO podrás entallar tus servicios para apoyarla, incluso introducir nuevos que podrían dar aún más valor. Así que, ¿por dónde empiezas? Por el principio…

¿Qué significa valor?

Los diferentes grupos que usan tu PMO son tus clientes, y tendrán requisitos diferentes. Determinar lo que piensa cada uno de estos grupos es importante y el primer paso es dejar claro el valor de tu oferta.

Debes calcular qué significa el valor para ellos, basándote en las funciones que provee tu oficina. ¿Valoran los altos directivos tus increíbles dashboards? ¿Tu apoyo a la dirección? ¿Los gestores de proyecto aprecian la formación útil y el coaching que obtienen de tus plantillas? ¿Los ejecutivos consideran esencial tu gestión de portfolio a la hora de tomar decisiones? Pregúntales, ¡es la forma más rápida de saberlo!

¿Cómo te pones en forma?

Una vez que sabes que, por ejemplo, el seguimiento de un proyecto es una de las cosas que valoran tus interesados (stakeholders), podrás realizar una evaluación honesta para saber cómo ponerse en forma.  ¿Tus mecanismos de seguimiento les dan realmente la información necesaria para tomar buenas decisiones? ¿Podrías hacer las cosas mejor? ¿Qué cosas?

Todos tenemos áreas que podemos mejorar, no significa que no estés añadiendo valor en este momento. Sin embargo, si puedes enfocar estratégicamente tu desarrollo interno a las áreas que cuentan más, tus clientes verán que les estás proporcionando un valor real y que estás mejorando tus servicios continuamente.

Esconde las tareas sin valor

¿Entonces necesitarás una hoja de cálculo de 3.000 líneas para administrar recursos, tareas, prioridades y otra serie de cosas? Es tu guía para saber lo que pasa en el departamento. Genial, pero no deberías airearla o compartirla con tus stakeholders en cada reunión. Ellos no lo valoran del mismo modo que tú, así que es mejor dejarlo escondido. Dales un resumen de unas tres líneas en su lugar.

Cada trabajo tiene tareas que no enlazan directamente con el valor del cliente, pero que aún así son esenciales, como las actividades de la gerencia. Sólo porque no encajen en la concepción que tu cliente tiene de “lo importante”, no quiere decir que no deban serlo. Pero tampoco esperes que aprecien este trabajo. De hecho, puede que incluso lo valoren más si mantienes esas tareas ocultas. No quieren saber qué hay bajo el capó, sólo quieren coger el coche y conducir.

Hablar con tus clientes de la oficina de proyectos es el epicentro de todo esto. Después de todo, tu PMO existe para apoyarles y para realizar funciones que les faciliten el trabajo. Una vez que has entendido lo que quieren de ti, te resultará sencillo trabajar y mejorar  continuamente a través de la comunicación mutua (y con un poco de ensayo-error).

Entonces ¿qué se valora de tu PMO? Al final no importa lo que sea, mientras lo estés haciendo lo mejor que puedas y la gente para quien trabajes valore tus esfuerzos.”

 

Texto original: Elizabeth Harrin

PMO Oficina de proyectos curso

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