Business Analysis

Business Analysis y la simplificación del trabajo

Business Analysis simplificacion de trabajo

En esta era de la automatización, tenemos la tendencia de involucrarnos en el diseño y programación de un sistema final y olvidamos el arte de la “simplificación del trabajo”. Esta es una omisión muy grave, la simplificación del trabajo es la base del concepto de sistemas.

¿Qué es la “simplificación del trabajo”?

La simplificación del trabajo es el uso del sentido común en la organización para eliminar cualquier gasto innecesario, en tiempo, energía, espacio e imaginación, mediante caminos más simples o fáciles para hacer el trabajo. Lo sepan o no, los Business Analyst (BA) son especialistas en usar y aplicar técnicas de simplificación de trabajo. El rol del BA consiste en garantizar el buen uso y aplicación de las técnicas y trabajar estrechamente con el equipo para desarrollar, probar e instalar las mejoras realizadas.

La eliminación de los gastos innecesarios implica obtener resultados, no solo hablar de ello. Los resultados provienen de utilizar mejores métodos, únicamente cuando se emplean con entusiasmo por las personas involucradas. La simplificación del trabajo nunca pasa por alto la importancia de la aceptación del nuevo método de las personas que lo van a usar. El primer paso y el más importante en cualquier proceso de simplificación de trabajo es que las personas participen en él. La participación basada en el entendimiento estimula el interés, iniciativa, imaginación y resultados en una cooperación entusiasta.

La simplificación del trabajo reconoce que nadie conoce los detalles para mejorar un trabajo que la misma persona que lo realiza. Por lo tanto, si podemos ayudar a las personas a mantener una mente abierta, pensar objetivamente sobre el trabajo y aplicar sistemáticamente algunas sencillas herramientas de análisis, no sólo vamos a tener una mejor manera de realizar el trabajo, sino que también un mejor miembro del equipo.

Enfoque en la simplificación del trabajo

El enfoque básico para conseguir nuestros objetivos de hacer mejor un trabajo, con menos esfuerzo y al menor coste posible sería:

  1. Eliminar las partes innecesarias del proceso.
  2. Combinar y reorganizar el resto del proceso.
  3. Simplificar las partes necesarias del proceso.

La secuencia no puede ser cambiada, porque ésta incorpora fundamentos de la disciplina mental que hay que seguir con el fin de adquirir y mantener objetividad. Si queremos mantener una mente abierta en la revisión de un puesto de trabajo, la primer pregunta debe ser “¿Es necesario?” Si no lo es, nos detenemos justo ahí. Con demasiada frecuencia se hace un esfuerzo para combinar, reorganizar o simplificar los trabajos que no deberían existir.

Obstáculos para la simplificación del trabajo

Si los objetivos de la simplificación del trabajo no son nuevos, y es obvio que todos quisiéramos encontrar un mejor y más simple camino de hacer nuestro trabajo, ¿Por qué no tenemos más acción? Las mejoras más importantes en el rendimiento en el trabajo de la oficina pueden producir resultados desalentadores, debido a las actitudes y reacciones de los empleados. Esto puede ser resumido en: resistencia de los empleados al cambio.

Existen cuatro razones definitivas de porqué nos resistimos al cambio:

  1. Los cambios perturban los hábitos de trabajo.
  2. Los cambios perturban la complacencia.
  3. Los cambios implican críticas.
  4. Los cambios afectan la seguridad.

1.     Hábitos de trabajo

¿Cómo te sientes cuando tratas de cambiar tus hábitos? Igual es con los hábitos de trabajo. Los hábitos de trabajo son muy difíciles de cambiar. Se dice que el hábito es un cable, tejemos una parte del cable todos los días hasta que no podemos romperlo. En cierto sentido, los hábitos son una maldición, porque toman el control de nosotros y, en efecto, nos obligan a resistirnos al cambio. Queremos evitar la situación en la que una rutina mejorada se ponga sobre alguna existente.

2.     Complacencia

Complacencia es la actitud de “déjame solo, no cambies nada”, y es fácil de adquirir. Una de las cosas más importantes que debemos mantener en mente es que no existen “para siempre” y que cambiaremos. La resistencia al cambio no es algo nuevo, la historia está llena de clásicos ejemplos  de personas que pensaban que las cosas estaban bien así como eran. Algunos ejemplos involucran nombres que podrías reconocer, como:

En el ámbito industrial, un hombre que fue pionero en romper la resistencia en el cambio fue Charles Kettering, quien causo muchos problemas, uno de ellos fue pintando automóviles. En 1922, General Motors y otras manufactureras de automóviles, tenían problemas de entregas a tiempo de automóviles. Los almacenes estaban llenos de vehículos no terminados porque no se podían pintar tan rápido. Kettering llamó a algunos pintores expertos, ellos empezaron a explicar porque tomaba 33 días pintar un Cadillac y 22 días un Buick. Él les dijo que no quería saber por qué tomaba tanto, sino ¿qué se podría hacer para mejorarlo? Los pintores se tomaron días discutiendo y después le dijeron a Kettering que lo sentían pero que no había manera de mejorar o reducir el tiempo de pintura de los automóviles, debido a que “pintarlos está controlado por la naturaleza, todos sabemos que la naturaleza decide el tiempo de secado y que tú no puedes apresurar a la naturaleza”.   Los pintores se fueron pensando que habían convencido al Sr. Kettering.

Algunos días después, Kettering estaba en New York y caminando por la quinta avenida vio, en una tienda, un tren que había sido pintado con un peculiar tipo de laca. Su curiosidad hizo buscar el nombre del manufacturero y visitarlo en su pequeña planta en Newark, New Jersey. El señor Kettering pregunto si podía comprarle un galón de la laca, a lo que el manufacturero respondió “¿Por qué quieres un galón? Yo no uso tanta desde que empecé a hacer esto. Este material se encuentra aún en fase experimental”. El señor Kettering dijo que lo quería utilizar para pintar automóviles, el manufacturero dijo “Señor, no es posible que lo haga, lo puede ver, este material seca muy rápido. No puede hacer nada con esto, no puede hacer que seque más lento”.

Ahora lo puede ver, un experto decía que no se podía hacer nada con la naturaleza para que no tome tanto tiempo pintar un automóvil, y el otro que no podías hacer nada porque secaba muy rápido. Este fue el inicio del uso de laca que secaba rápido que se usa actualmente.

3.     Criticas

El temor a las críticas es un obstáculo fuerte. Cuando cambias un método tú, en efecto, comienzas a criticar a la persona que lo implemento. Es natural para algunos preguntar “¿Por qué debería aceptar la idea? Él está tratando de que me vea mal, mi jefe pensara que soy un tonto porque no se me ocurrió a mi primero”.

De nuevo, la participación ayuda, si podemos hacer que la gente participe, tome parte del proceso de resolver sus problemas, la barrera de la crítica automáticamente desaparece. La misma persona resentida por la intrusión, ofrecerá la cooperación cuando se le involucra desde el inicio, y por lo tanto, se convierten en miembros del equipo.

4.     Seguridad

El cuarto y último obstáculo es el miedo a la seguridad laboral, seamos sinceros, cada vez que hay un cambio propuesto en la oficina, los empleados se ponen nerviosos momentáneamente. El miedo a lo desconocido contribuye a la resistencia del empleado a cambiar ¿Qué va hacer este cambio a mi trabajo?

Compañías, divisiones, agencias y oficinas depende en gran medida de la calidad del trabajo realizado por sus empleados. Todos los empleados deben buscar continuamente una manera de mejorar la calidad. Cuando las funciones de una organización no mejoran, pueden ser eliminados de otras unidades que tienen, como parte de sus objetivos, la revisión y actualización constante de sus funciones. No es solo cuestión de que deseemos mejorar nuestras operaciones, sino que la seguridad de todas las personas en la organización depende de ello.

Tratar con la resistencia al cambio

La resistencia puede tomar un número de formas como reducción de la producción, aumento en la rotación del personal, huelgas, expresión de una gran cantidad de razones no lógicas de porque el cambio no va a funcionar. Incluso la más pequeña forma de resistencia puede ser problemático, pero siendo realistas, una organización que progresa a una posición de éxito, tiene continuamente cambios.

La clave en estos problemas es entender la verdadera naturaleza de la resistencia, porque en general la gente no se resiste al cambio técnico, sino al cambio en sus relaciones humanas que generalmente acompaña al cambio técnico.

Los BA pueden tomar medidas para hacer frente de manera constructiva a estas actitudes, las medidas pueden incluir el enfatizar que los nuevos estándares ayudan a mejorar el  rendimiento del personal y animándolos a pensar de diferentes formas, así como considerar que los signos de resistencia sirven como una señal practica de advertencia para dirigir y programar mejor los cambios tecnológicos.

Los altos ejecutivos también pueden hacer que sus esfuerzos sean más efectivos en las reuniones con las personas y con los grupos de control en las que se hablan de los cambios. Pueden hacerlo fijando mayor atención en los hechos de planificación, los detalles técnicos, asignación de trabajo, y así sucesivamente en los temas que indican resistencia en el desarrollo y aceptación al cambio.

En resumen, creo que todos estamos de acuerdo que en los cuatro obstáculos para implementar un cambio para la simplificación del trabajo, se pueden superar cuando se permite que las personas estén involucradas en todo el método o proceso y participen en la planificación. Cuando superamos estos obstáculos, tendremos a estas personas aprendiendo a riese de la complacencia y ver a los compañeros complacientes que están cerrados de mente. Y después serán ellos quienes abogan por el cambio, siendo capaces de alterar sus hábitos con poca o ninguna confusión. La crítica se elimina cuando las personas participan y se sienten más seguros porque tienen un papel en la planificación.

El proceso básico de la simplificación del trabajo

Como sabemos, un enfoque sistemático y organizado en cualquier trabajo o problema ayuda a encontrar la mejor manera de hacer las cosas que un enfoque de prueba y error. Por lo cual, se define una técnica de siete pasos de análisis para la simplificación del trabajo.

1.      Selección del trabajo o proceso de estudio

Ver los trabajos que consumen mucho tiempo, involucran muchas etapas, son muy costosos, no es seguro, requiere muchas horas extras, etc.

2.      Registro de la observación directa de todos los aspectos del trabajo seleccionado

Reunir todos los factores tal como son, la clasificación del trabajo y las relaciones con la organización. Existen varias técnicas para ayudar en este paso.

3.      Analizar el registro de los factores

Estar seguros de ver las cosas de manera crítica para poder tener un punto de vista constructivo.

4.      Desarrollar el mejor método

Enfocarte en los siguientes puntos, lo puedes:

  • Eliminar
  • Combinar
  • Cambiar las etapas, personas, secuencia, área física,
  • Simplificar

5.      Analizar el nuevo método

Poner atención en una cosa a la vez y cambiarla únicamente para mejoras constructivas.

  • ¿Por qué se empezó a realizar este trabajo? Si decidiste que este trabajo es necesario, empieza a cuestionarte cada detalle.
  • ¿Qué se empezó a hacer y por qué? Obtén los hechos no las opiniones.
  • ¿Dónde se empezó a hacer? ¿Por qué? ¿Podría hacerse mejor en otro lugar?
  • ¿Cuándo se empezó a hacer? ¿Por qué en ese momento? ¿Se podría hacer mejor en otro momento?
  • ¿Quién lo hace? ¿Por qué esta persona lo hace? ¿Se vincula con el resto de su trabajo? ¿Podría alguien más hacerlo mejor?
  • ¿Cómo se empezó a hacer el trabajo? ¿Por qué se empezó de esta manera?
  • ¿Qué método se empezó a utilizar? ¿Es la mejor manera?

6.      Probar el nuevo método

Busca mejoras adicionales y no pases por alto cualquier cosa sin importar lo trivial que pueda ser.

7.      Implementa el nuevo método

Todo lo que hemos hecho hasta ahora está bien, pero si no lo implementamos no sirve de mucho. Para implementar el nuevo método:

  • Documenta el nuevo método y enlista lo que el nuevo método hará (Ahorrar dinero, ahorrar tiempo, requerir menos esfuerzo, se seguro, etc.)
  • Vendérselos a los interesados.
  • Hacer una prueba.
  • Dar crédito a los contribuyentes.
  • Dar seguimiento.

La consulta a las personas involucradas es importante en la mejora del empleo, debido a que nadie puede resistirse a una nueva idea cuando es parte de ella. Es importante ser sinceros cuando se trata de la gente, leer sus reacciones y sentimientos y reconocer su importancia.

Un enfoque objetivo de la simplificación del trabajo

El mayor obstáculo para simplificar el trabajo no reside en los aspectos técnicos, sino, en la mente de las personas que realizan el trabajo que sienten que ya utilizan el mejor método posible. En el momento que dices que un trabajo no pude ser mejorado, sin importar cuando sabes, alguien que no sabe nada al respecto, pero cree que se puede mejorar, será un mejor prospecto que tú para el trabajo.

Charles Kettering, cuyos logros en General Motors Corporation son leyenda, golpeó en el corazón del problema cuando declaró: “… me parece más o menos una ley definitiva que el hombre está constituido de tal manera para ver qué está mal en algo nuevo, que lo que está bien”.

Con el fin de ser receptivos a nuevas ideas, como cambios en los procesos o sistemas, los BA y todos los involucrados en el proceso vean de forma objetiva y mantengan una mente abierta.

Pero, ¿cómo podemos desarrollar un enfoque objetivo al analizar un trabajo? Debemos reconocer y aceptar los elementos básicos de las iniciativas de simplificación del trabajo.

  • Mente abierta

Una buena disposición a escuchar nuevas ideas y sugerencias que recorrerán un largo camino para superar algunos de los obstáculos que ya se han discutido antes. Esto no significa que debemos aceptar ciegamente todas las sugerencias, sino que debemos de tratar de ver el mérito de la idea, así como sus defectos.

  • Actitud de cuestionamiento

Si tratamos de enfocar nuestro trabajo con las siguientes preguntas, debemos asegurarnos superar el obstáculo de la complacencia:

  • ¿Cómo se podría hacer mejor?
  • ¿Es esta paso o función necesaria?
  • ¿Cómo puedo simplificar el proceso?
  • Tranquilizarse

Cuando estamos tratando de cambiar un método, es importante que todas las personas involucradas estemos tranquilas y deben saber que no tendrán efectos negativos en su seguridad o valor laboral. Es necesario hacer que todas las personas entiendan por completo el propósito del cambio, por lo cual serán capaces de adaptarse.

  • Trabajo en equipo

Tal vez la mejor manera de superar el miedo a la crítica es, que la persona responsable del puesto y la persona con la nueva sugerencia, trabajen juntos como un equipo para desarrollar e implementar el nuevo método.

  • Participación

Esta es la piedra angular para la simplificación del trabajo, es el principal factor diferencial entre cualquier medio pata lograr un cambio y la simplificación del trabajo. Si realmente se practica la participación y las personas que realizan el trabajo son los responsables de los cambios, todos los obstáculos que hemos mencionado se superaran sin problema y con éxito.

El rol del analista

Hoy en día el BA ocupa una posición estratégica, es el especialista en usar la técnica de la simplificación del trabajo y son los que con mayor frecuencia trabajan junto con los gerentes. Su papel ahora también implica ordenar al gerente el uso y aplicación de las técnicas de la simplificación del trabajo y obtener la máxima implicación entre el BA, el supervisor y los empleados en el desarrollo, pruebas e instalación de la mejoras.

Recuerda que la participación es clave para trabajar los esfuerzos de la simplificación.

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