Gestión de Proyectos

6 tips de “Managing Up” para el Gestor de Proyectos

managing-up project managerEl “Managing Up” es vital

Si eres un ocupado analista de negocio o un gestor de proyectos o incluso si se combinan ambas funciones por necesidad, ya sabes por experiencia que el  “managing up” es una decisión importante. Fallar en influir al feje de jefe, patrocinadores o cualquier otra persona de mayor jerarquía que tú, para que presten atención a los detalles importantes de tu proyecto y le den su autorización y su compromiso puede tener consecuencias muy graves.

El “managing up” escaso significa que tú, tu equipo, tu organización y tus clientes corren el riesgo de pérdida de tiempo y dinero, corrupción del alcance, resultados de mala calidad, menor innovación, reducción de la productividad y los niveles más altos de estrés y agotamiento, que causan errores debido a la alta rotación y absentismo. Los siguientes seis consejos y trucos están diseñados para ayudar a los que saben que el “managing up” es importante y le gustaría aprender a hacerlo de una mejor forma.

1.     El “managing” es un tipo de mentalidad. Tú eres el piloto.

Imagina que estás en el asiento del piloto de un avión y se ve una vista de su proyecto desde 10.000 metros de altura. Mantén esta gran visión en mente cuando intentes influir a los de arriba.

2.     Tienes 20 segundos aproximadamente

Sólo tienes unos 20 segundos para una conversación con el jefe, patrocinador u otro individuo para ganar o perder su atención e interés. Por lo tanto, utilizar tu tiempo sabiamente, centrándote en las cosas más importantes, como el resultado, el riesgo, los beneficios o problemas. Dejar los detalles para más adelante.

3.     Haz que digan “Sí”

Haz preguntas que sea fácil para ellos decir “sí”, por ejemplo, “¿Está de acuerdo que debemos cumplir con nuestros objetivos?” o “Es importante que nuestros clientes internos tengan sus requisitos cumplidos, ¿verdad?” Cuando dicen “sí “a las preguntas sobre el panorama general, en realidad se está entrenando a decir” sí “más adelante, cuando se les pida que se comprometan con cosas más específicas. Captar su atención e interés en primer lugar es necesario si se quiere su compromiso y acción posteriormente.

4.     Prepara tu mensaje para comenzar con el final

Empezar por el final. Comienza con tus recomendaciones o los resultados esperados primero y luego identifica los riesgos relacionados, las opciones o los cambios siguientes. Recuerda que la otra persona también es piloto y está mirando el proyecto desde lejos. Debes centrarte en lo que necesitas o deseas de él o ella. Una vez comprendido esto, se han sentado las bases para abordar aspectos específicos.

5.     Entrena para el maratón

Si estás pensando en correr un maratón, es probable que no esperes llegar a la meta sin la participación en carreras más cortas y suficiente entrenamiento con anticipación. Es lo mismo con el “managing up”, también es necesario entrenar tiempo antes para desarrollar la resistencia y la experiencia. Prepararse para la experiencia del “managing up” mediante la creación de un programa de “managing up” que consistente en períodos cortos de conversaciones que te darán experiencia y te ayudaran a construir confianza. Elija temas de conversación que no son de alto riesgo, tales como pedir autorización para cambiar una pequeña parte de un proyecto o recomendar un cambio de proyecto que tiene un impacto positivo en la productividad o la línea de fondo. Su objetivo es prepararse para grandes conversaciones, más complejas que requieren más energía y confianza.

6.     ¡Práctica, práctica, práctica!

No restringas tu formación a proyectos actuales. Encontrar maneras de practicar el “managing up” en tu vida personal también. Crear una lista de personas con las que se puede practicar, incluyendo colegas, amigos y profesionales fuera del trabajo y trata de pedirles algo, suponiendo que son de alta jerarquía. Si eres miembro de una asociación profesional, club o grupo, buscar oportunidades para influir en otros con más autoridad o antigüedad y pídeles su opinión o feedback.

Resumen

El “managing up” es una habilidad, así como un modo de pensar. Las claves para el “managing up” incluyen la toma de la perspectiva de un piloto, la planificación y la entrega de los mensajes clave de manera eficiente, formación  para ti y los demás y la práctica para el éxito continuo. Al igual que cualquier otra cosa que vale la pena, si tomas las decisiones correctas sobre cómo gastar tu tiempo y energía para prepararte correctamente, tienes más posibilidades de lograr mejores resultados.

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