DIRECCIÓN PROYECTOS

Mejora el retorno de la inversión: El Análisis de Negocio en los Proyectos

Mejora el retorno de la inversión: El Análisis de Negocio en los ProyectosEn los negocios de hoy, cualquier proyecto al final se mide por una cosa: el retorno de la inversión. Hay docenas de métricas para ser medidos a lo largo del camino, desde el presupuesto y fecha límite para el alcance y la satisfacción de los stakeholders, sin embargo, al final del día, el ROI es el que triunfa.

¿Recuerdas la película Titanic? Que se salió de su presupuesto por una milla náutica y se llevó mucho más tiempo para hacer que lo previsto inicialmente. Sin embargo, un bote salvavidas lleno de Oscars y la película ganó en total unos mil millones de dólares en el mundo.

Por desgracia, con tus proyectos actuales, es probable que no seas capaz de apoyarte sobre Leonardo DiCaprio para impulsar las ganancias. Es por eso que, desde un punto de vista empresarial, tiene sentido dar a tus proyectos las mejores oportunidades de éxito desde el comienzo del ciclo de vida del proyecto. En otras palabras, no hundir las posibilidades de rentabilidad antes de salir del puerto. Metafóricamente hablando, por supuesto.

La mejor manera de hacer esto es mezclar el análisis de negocio en tus esfuerzos de gestión de proyectos. Durante años, los profesionales se han estado dando cuenta de que la infusión de análisis de negocio puede mejorar dramáticamente la probabilidad de éxito del proyecto. El análisis de negocios es esencial para el establecimiento de los requisitos del proyecto, asegurando que los stakeholders se encuentran a bordo y eliminando las incontables horas de trabajo que pueden causar estragos en tus presupuestos y plazos.

Para ayudarte a guiar la integración del análisis de negocio en tu mezcla de proyectos, hemos enumerado cinco consejos clave. A partir de la recopilación de requisitos, para verificar la comunicación, piensa en valor del análisis de negocio en tu gestión. Cada consejo lo puedes ver en el International Institute of Business Analysis (IIBATM) Business Analysis Body of Knowledge (BABOK®)

1.     Asegúrese de que tus requisitos apoyen las necesidades de la empresa

Tener una lista de requisitos del negocio es sin duda una parte integral de tu largo viaje hacia el éxito del proyecto. Sin embargo, antes de celebrar, tienes que estar absolutamente seguro de que esos requisitos apoyan los objetivos generales de tu organización.

Por ejemplo, si una empresa está tratando de aumentar la eficiencia de su centro de llamadas en un 20% durante los próximos 12 meses, se deberá determinar en primer lugar si los requisitos para el logro de ese objetivo no afectan las necesidades del negocio en términos de costo y beneficio. Si los requerimientos son de mucho gasto en  tiempo y dinero, la validez del proyecto debe ser puesta en duda.

Para determinar si los requisitos apoyan las necesidades de negocio, los analistas pueden utilizar uno de análisis de negocio más funciones: análisis empresarial (AE). El AE evalúa el ambiente interno de una organización desde múltiples perspectivas con el fin de obtener un conocimiento profundo de la empresa en su conjunto e identificar la forma en que las empresas pueden cumplir con sus objetivos estratégicos.

2.     Comprender claramente el proceso para obtener los requerimientos

En la comunidad de negocios, es ampliamente reconocido que alrededor del 50% de los proyectos problemáticos tienen problemas debido a la mala definición de los requerimientos. Así que, obviamente, al comienzo de un proyecto, es vital obtener efectivamente todos los requisitos necesarios para el éxito.

El AE, cuando se realiza correctamente, te ayudará a ir más allá de la simple comprensión de lo que es el estado del negocio y definir claramente tus stakeholders. Hay varias prácticas de análisis de negocio que te ayudarán en este proceso:

  • Gráficos RACI: ofrecen un medio para identificar los diferentes tipos stakeholders – responsable, consecuente, consultor e informador – y ofrece estrategias para tratar con cada uno.
  • Perfiles de usuario: proporcionan información sobre las diferentes clases de stakeholders y cuál es su interacción con la solución del proyecto. Esto asegura que todos los stakeholders se incluyen en el proceso.
  • Cuestionarios a los stakeholders: contribuyen a la reducción de número de posibles stakeholders a los verdaderos responsables de las decisiones. Con demasiada frecuencia, los analistas de negocios, gerentes de proyecto y los promotores de proyectos descubren en medio de un proyecto que han dejado a alguien fuera de la lista de los stakeholders o incluyen a alguien que no pertenece. Ir hacia atrás y traer a nuevos stakeholder toma mucho tiempo y es caro.

También es esencial crear un glosario de términos pronto, para asegurar que todos los involucrados en el proyecto estén trabajando dentro del mismo conjunto de variables. ¿Cuál es la diferencia entre un analista de negocio y un analista del sistema de negocio? Puede sonar como la semántica, pero podrías encontrarte discutiendo sobre este tipo de términos a lo largo de la vida útil de tu proyecto si las definiciones no quedan claras desde el principio. Y, asegúrate de tener variables coherentes, sobre todo cuando se trabaja con socios y stakeholders de todo el mundo. En 1998, la NASA perdió una nave espacial de $125 millones de dólares en la superficie de Marte debido a que el subcontratista uso, en el programa de referencia, las unidades imperiales usadas en los Estados Unidos en lugar de las métricas especificadas por la NASA que se utilizan en Europa.

3.     Evitar la parálisis de análisis

Una vez que hayas identificado con éxito a los stakeholders, la siguiente tarea será la elección de las técnicas más eficaces. La clave aquí es ser flexible y abierto, para considerar diferentes técnicas para diferentes audiencias. Las técnicas deben ser elegidas en base a las diferentes etapas (visión, definición, análisis y decisión) de desarrollo de soluciones, el tipo de proyecto, el tamaño del proyecto y la experiencia de los miembros del equipo implicado.

En la etapa de la visión, la lluvia de ideas y la confrontación de ideas son eficaces. La etapa de definición está bien apoyada por grupos de discusión y sesiones conjuntas de desarrollo de aplicaciones. Durante la etapa de análisis, se prefiere el análisis de las deficiencias, los análisis de las causas y el análisis del campo de fuerza. Y, por último, durante la etapa de decisión, deben considerar múltiples votaciones, las redes de criterio-base y redes de impacto/esfuerzo.

Independientemente de la técnica que se elija, se debe ser siempre consciente de la logística. Con los años, se han visto innumerables esfuerzos de obtención y verificación de requisitos que se desvían de su trayectoria debido a la falta de un analista de negocio para identificar los numerosos riesgos asociados con algo tan aparentemente simple como lo son los stakeholders dispersos geográficamente. Por ejemplo, si estás en Madrid, y se quiere programar una conferencia telefónica con los stakeholders de Singapur, es terriblemente fácil mezclar las zonas horarias. Un error por descuido o una metedura de pata en el momento equivocado puede conducir a una pérdida de dinamismo, un vencimiento del plazo o la frustración y molestia general.

4.     Entregar el mensaje correcto a las personas correctas

La comunicación de los requisitos de tu negocio es casi tan importante como el desarrollo de esos requisitos. Para comunicar de manera efectiva los requerimientos de tus stakeholders, es necesario desarrollar un plan de comunicación que va a determinar quién se comunicará con los stakeholders, lo que les va a decir y cuándo y cómo se les dirá.

Del quién, qué, cuándo y cómo de su plan de comunicación, se debe prestar especial atención al quién. El comunicador o los comunicadores designados, obviamente, deben tener una sólida capacidad de comunicación de negocios. Sin embargo, hay que pensar más allá de eso, cada uno tiene un estilo de comunicación diferente, y es tu responsabilidad asegurarse de que se está comunicando a tus stakeholders de la manera correcta. Esto comienza con la determinación de si se está comunicando con un grupo homogéneo o heterogéneo de stakeholders. Si encuentras que estás tratando con un grupo homogéneo de stakeholders de nivel directivo, lo mejor es no enviar a tu pensador más meticuloso. Los directores ejecutivos tienden a pensar en términos de la gran imagen; hablar con ellos de los detalles,  puede provocar un conflicto particular, cuando en realidad intentas probar un movimiento hacia una propuesta de solución.

5.     Verificar las necesidades del negocio

Una vez que el proyecto se ha completado, y después de que tu equipo ha disfrutado de una hora feliz, debes de introducir la evaluación de las soluciones y la etapa de verificación de tu proyecto. El objetivo principal es asegurarte que el producto final cumple con los requisitos iniciales acordados y que ha cumplido con el propósito original. Para muchos proyectos, este proceso simplemente ayudará a adherirse a las normas de regularidad. Sin embargo, para aquellos proyectos que no son supervisados por dichas normas, las matrices de trazabilidad son útiles porque crean identificadores únicos para cada requerimiento que se asignó a la necesidad de negocio original.

Además, las matrices de trazabilidad te ayudarán a asegurarte de que no hay requisitos innecesarios. Por ejemplo, si su objetivo era construir el mejor coche deportivo del mundo, debes ser capaz de identificar la incongruencia del enganche de remolque en el parachoques trasero y, más importante, reconocer que no debería estar allí.

En conclusión: evita el iceberg

Cualquier proyecto que inicia, se enfrentará a retos, y cuanto mayor sea el proyecto, más complicadas serán las aguas. Sin embargo, siguiendo estos consejos básicos y la integración del análisis de negocio en sus proyectos desde el principio, estarás mucho más preparado para identificar todos los icebergs en el camino y mantener a flote el proyecto de principio a fin.

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s