Gestión de Proyectos/Liderazgo y Comunicación

Habilidades de facilitador para el inicio del proyecto

Facilitacion inicio proyectoLa facilitación es una de las cosas que más disfruto de mi trabajo. Es una forma divertida de involucrarse con un grupo y ayudarles a lograr algo que no serían capaces de hacer como individuos. Puede extraer la experiencia y conocimientos en la habitación y también crear un sentido de “equipo”.

La facilitación es también una habilidad clave para los gestores de proyectos, sobre todo cuando están trabajando con sus equipos de proyecto y stakeholders de distintos lugares. A menudo eres el hilo conductor que mantiene un grupo de individuos que cuelgan juntos hasta que se forma un equipo de proyecto “real”. La facilitación es una manera de hacer eso, y en este artículo vamos a mirar los diferentes tipos de técnicas de facilitación que puedes utilizar durante la fase de inicio del proyecto.

Pero primero, vamos a aclarar lo que entendemos por la facilitación.

Definición de facilitación

La facilitación es simplemente el proceso de gestionar las discusiones y las interacciones durante una reunión o evento. Se trata de mantener la conversación de manera enfocada y ayudar al grupo a alcanzar un resultado, cualquiera que ésta sea.

Muchos equipos utilizan facilitadores externos para conversaciones particularmente difíciles o cuando el resultado es desconocido, pero en un entorno de proyecto, es probable que el equipo te vea a ti, el director del proyecto, para este papel.

Como facilitador de un equipo de proyecto, tienes que asegurarte de que todo el mundo contribuya donde se les necesita, para mantener conversaciones enfocadas, valorar el tiempo de todos y mantener al equipo en movimiento en la dirección de los resultados. Piensa en la facilitación como una manera de asegurar que el equipo en conjunto vale más que la suma de sus partes individuales.

Los jefes de proyecto pueden utilizar técnicas de facilitación en todo el proyecto. En este artículo nos centraremos en la facilitación durante la fase de inicio del proyecto porque ahí es donde un nuevo grupo se reúne y donde sus habilidades de facilitación se ponen a prueba.

Facilitar para Construir un Equipo

Probablemente facilitas las discusiones sin darte cuenta de lo que estás haciendo, y cuando se trata de poner juntos a un nuevo equipo de proyecto, no es una excepción.

Cuando estas construyendo un equipo, estás utilizando las técnicas de facilitación de la observación, el cuestionamiento y la escucha activa para comprender lo que cada persona trae a al proyecto. Puedes ayudar a otros a hacer lo mismo en un ambiente de grupo, alentando a todos a compartir sus experiencias pasadas y llevar sus conocimientos a la mesa.

Una de las mejores maneras de hacer esto es definir las funciones y responsabilidades.  Esto normalmente se hace en una mesa u otro documento del proyecto, pero  ¿Y si lo haces como un grupo de discusión? Es una buena manera para que se lleguen a conocer unos a otros y dejar el encuentro con un entendimiento común de que las habilidades de las personas que se encuentran y cómo van a contribuir al proyecto a medida que avanza.

Facilitar para la Identificación de Tareas

Durante el inicio del proyecto también estarás trabajando en la identificación de las tareas del proyecto, para el calendario y estructura del proyecto. Puedes utilizar tus habilidades de facilitación para ayudar al equipo hacer esto juntos.

La lluvia de ideas es probablemente la forma más común de la técnica de grupo para este tipo de cosas, y como facilitador puedes establecer la sesión hasta obtener el máximo provecho de ella. De hecho, diría que la mayor parte del éxito de la facilitación sucede en la planificación. Tómate el tiempo para prepararte adecuadamente para la reunión y pensar en lo que el equipo necesita lograr al salir de la habitación. Entonces estructurar la sesión en base a la consecución de esos resultados.

Por ejemplo, en una sesión de lluvia de ideas en donde se desea identificar las tareas del proyecto, prepara hojas de rotafolio con los principales temas en ellas. Tener suficientes post-it o bolígrafos para todos. Prepara las instrucciones para que se les pueda dar claridad. En la misma reunión, asegúrate de que todos tengan la oportunidad de contribuir con sus ideas y permitir los retos de una manera constructiva.

Si se hace bien, deben salir con una buena comprensión de las tareas que se requieren en el proyecto y un sentido de logro por haber trabajado en conjunto para comprender lo que se necesita.

Facilitar para Generar Soluciones

Otra área en la que es probable que necesites tus habilidades de facilitación en la primera parte de un proyecto es en la generación de soluciones. Debes saber lo que el proyecto va a tener que lograr, pero que quizá no sabes exactamente cómo va a llegar allí. Genera una sesión facilitadora para generar soluciones a problemas o simplemente para llegar a una gran cantidad de ideas que pueden ayudar al proyecto.

Los facilitadores se preparan con antelación, incluso si no saben cuál podría ser el resultado. Asegúrate de que configuras las expectativas para la discusión y algunas reglas básicas, como no hablar cuando otra persona lo hace, apagar los dispositivos móviles y respetar las opiniones de los colegas. ¡No asuma que esto va a suceder a menos que lo pidas!

Todo el mundo puede tener algo útil para contribuir a la solución de un problema  o una idea para poner que el proyecto tenga un gran comienzo, así que no dejes que nadie domine la conversación. Esto podría suceder sin que nadie sea especialmente consciente de ello, sobre todo si tienes una mezcla de niveles de gestión en la habitación – las personas mayores en la jerarquía tienden a hablar más de estos ajustes en parte porque la gente en los peldaños inferiores difieren a su experiencia y posición. Debes estar atento a que eso no ocurra y animar a todos a participar.

Las soluciones que se generan a los problemas que enfrenta en el inicio del proyecto no sólo te ayudarán a mover el proyecto, también pueden establecer el tono de cómo hacer frente a problemas difíciles más adelante en el proyecto: como un equipo.

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